Comment fonctionne concrètement la facturation électronique ?
Le sujet de la facturation électronique va prendre de l'ampleur jusqu'au 1er septembre 2026, date du premier volet de la réforme qui généralise l'émission de factures électroniques entre professionnels. Concrètement, qu'est-ce que c'est ?
Première idée fausse : non, la facturation électronique n'a rien à voir avec l'envoi d'un PDF ou un fichier Excel par email. Ni même à l'envoi par email ou courrier d'une facture générée par le logiciel de comptabilité.
La facturation électronique telle que définie par la réforme consiste en l'envoi et la réception de factures entre professionnels par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration (PDP). Ces organismes privés, immatriculés par l'Etat, assureront la transmission sécurisée des factures au format exigé par la réforme. En effet, celle-ci a pour but d'unifier et d'automatiser la transmission des données de facturation, de transaction et de paiements, entre entreprises et auprès de l'administration fiscale.
Les plateformes de dématérialisation seront donc aussi responsables de l'envoi des données des factures concernant l'administration fiscale. Et également du e-reporting, à savoir la transmission à l'administration d'une part des données des transactions non soumises à la facturation électronique (avec des particuliers, des entreprises étrangères…), d'autre part des données de paiement, dans certains cas de figure.
Le choix de la PDP est libre parmi celles immatriculées par l'Etat. Il est possible de n'en utiliser qu'une seule pour la réception et l'émission de factures, ou d'en recourir à plusieurs, une pour l'émission et une pour la réception, voire plusieurs pour chacune de ces tâches, en fonction du service concerné, du type de transaction objet de la facture…
Sur cette plateforme, "vous allez définir une ou plusieurs adresses de réception de facture, un peu comme un email sécurisé spécialisé pour les factures, détaille Cyrille Sautereau, président du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques. La forme est un peu particulière : c'est votre Siren si vous n'avez qu'une seule adresse, le Siret si vous avez plusieurs établissements, ou le Siren plus d'autres éléments si vous avez plusieurs adresses pour des problématiques particulières, par exemple pour les notes de frais. En faisant cela, vous allez alimenter un annuaire national", sur lequel seront recensés l'ensemble des adresses de facturation électronique de toutes les entreprises du pays, créées via les différentes PDP.
Génération des factures sur la plateforme de dématérialisation
Suite à la livraison des biens ou la réalisation de la prestation, le fournisseur va générer la facture sur sa plateforme qui va l'envoyer au client professionnel. Pour la génération, plusieurs possibilités existent : les PDP pourront s'interfacer avec les logiciels de facturation, dans lesquels seront créées les factures, lesquelles seront ensuite traitées par la PDP pour récupérer les données, les structurer et les envoyer. Il sera aussi possible de connecter la plateforme à un ERP, un CRM, un logiciel de caisse, un outil métier, pour extraire les données de transaction et générer la facture électronique. Un API unique est en cours de création, afin de pouvoir relier n'importe quelle PDP à n'importe quel outil en lien avec les transactions. Certaines PDP pourront aussi proposer des modules pour créer des factures directement sur la plateforme, ou les récupérer sur d'autres sources.
Devra figurer pour chaque facture les éléments obligatoires définis par la loi :
- Date de la facture, numéro de facture ;
- Date de la vente ou la prestation ;
- Identité des parties ;
- Numéro du bon de commande ;
- Numéro d'identification à la TVA ;
- Désignation et décompte des produits et services ;
- Prix catalogue ;
- Taux de TVA ;
- Majoration et / ou réduction de prix ;
- Total à payer hors taxe et toutes taxes comprises ;
- Adresse de facturation, informations de paiement ;
- Garantie légale de conformité.
Mais la réforme introduit quatre nouvelles mentions obligatoires :
- Le Siren du client ;
- Le type d'opération (livraison de biens, prestation de service ou les deux à la fois) ;
- L'option de paiement de la TVA sur les débits, pour les transactions concernées ;
- L'adresse de livraison des biens, quand elle est différente de celle de facturation.
Les factures envoyées de la sorte devront l'être sous forme de données structurées, c'est-à-dire formatée selon une structure précise pour pouvoir ensuite être extraites et traitées automatiquement. Les PDP auront pour mission de convertir les données saisies au bon format. Si les factures ne comportent pas les toutes les informations requises, ou pas au bon format, elles seront rejetées par la PDP.
Une fois la facture envoyée par la PDP du fournisseur, "la facture arrive dans la PDP du client, raconte Cyrille Sautereau. Selon le paramétrage, soit la facture reste disponible sur la plateforme, soit elle est transmise au système d'information, ou à un système de gestion, ou une notification est envoyée, ou elle arrive sur une boîte email spécifiée… L'intégration est automatique : la facture est transmise où on le décide".
Le client aura la possibilité sur la plateforme de refuser la facture si elle ne lui est pas destinée. Si la facture comporte des erreurs ou ne correspond pas aux termes de l'accord (devis, contrat…), il aura la possibilité d'assigner à la facture un statut provisoire de litige. Dans tous les cas, le fournisseur sera averti des différents changements de statut de la facture. Chaque partie aura ainsi une vision d'ensemble du cycle de vie de la facture, avec un horodatage des différentes étapes, de l'envoi de la facture à la mise en paiement, en passant, à la discrétion du client, par les étapes intermédiaires.