Avant, pendant, après... Comment l'IA générative rend les réunions plus intelligentes
L'IA générative est un formidable gisement de productivité individuelle. En automatisant un grand nombre de tâches plus ou moins répétitives, 58% des salariés utilisant les outils basés sur les grands modèles de langage (LLM) déclarent gagner au moins cinq heures par semaine selon une récente étude de BCG. L'organisation d'une réunion d'équipe est un cas d'usage particulièrement pertinent. Tout le monde l'a vécu. Caler un rendez-vous en coordonnant les agendas des uns et des autres, établir l'ordre du jour, prendre des notes lors des échanges et, enfin, restituer une synthèse des débats sont autant d'activités chronophages sans être particulièrement revalorisantes.
Les éditeurs de solutions de visioconférence l'ont bien compris. Après avoir simplifié la tenue d'une réunion (plus de salle à réserver, un simple lien à partager), Zoom, Cisco Webex, Google ou Microsoft font largement appel à l'IA générative pour transformer l'expérience l'utilisateur. Depuis notre précédente enquête, les progrès sont notables et, ce, à toutes les étapes de l'organisation d'une réunion.
Avant la réunion
Notre assistant personnel va tout d'abord planifier automatiquement la réunion. En feuilletant les calendriers des participants, il suggère les prochains créneaux disponibles tout en tenant compte des fuseaux horaires. Il s'agit ensuite de préparer la réunion. Pour cela, l'assistant de Zoom, Ask AI Companion, analyse par exemple les différents contenus échangés au sein d'une équipe (agenda, chat, e-mails, fichiers...) pour proposer des points à aborder voire suggérer un ordre du jour. Pour l'heure, l'IA analyse les documents de la plateforme Zoom. Dans une version ultérieure, elle pourra également extraire du contenu pertinent d'applications tierces telles que Microsoft 365 ou Google Workspace.
"Proposées sans frais supplémentaires, les fonctions d'IA sont désactivées par défaut", précise François Familiari, sales engineer manager de Zoom pour l'Europe du Sud. "C'est à l'administrateur de les déployer en commençant, s'il le souhaite, par une population restreinte. De son côté, l'utilisateur reçoit un message d'avertissement et une demande de consentement. En cours de réunion, l'organisateur peut également couper temporairement l'IA si l'échange prend un caractère confidentiel."
Avant d'assister à la réunion, un participant peut, avec la fonction "Catch Me Up" de Cisco Webex, rattraper le fil des échanges grâce à un récapitulatif des épisodes précédents. "De retour de vacances, un utilisateur prendra rapidement connaissance des interactions manquées, telles que les réunions, les chats où les messages de son équipe", explique Emmanuel Tamiatto, ingénieur solution pour Webex.
Pendant la réunion
Durant la réunion, l'IA apporte son lot de bénéfices. Dans le cas de sessions conviant des participants de nationalités différentes, l'IA de Zoom ou de Gemini dans Google Meet va traduire à la volée les propos échangés et afficher en temps réel un sous-titrage en détectant automatiquement la langue utilisée. L'IA peut aussi servir de bouée de sauvetage aux retardataires. "Un participant arrivé dix minutes après le début d'une réunion peut demander à l'IA de résumer ce qui s'est dit, notamment si son nom a été mentionné. Et ce sans avoir à interrompre l'échange", avance François Familiari.
L'IA optimise aussi l'expérience utilisateur. Dans le cas d'une réunion en mode hybride, les fonctions "immersive view" de Zoom ou "together mode" de Microsoft Teams mettent les participants, qu'ils soient présents physiquement dans la salle de réunion ou qu'ils interagissent à distance, sur un pied d'égalité en les rassemblant sous forme de vignettes au sein d'un même plan. En salle de réunion, le mode cinématique de Cisco Webex (Cinematic Meetings) fait appel à plusieurs caméras intelligentes pour filmer les orateurs sous leur meilleur angle. Google Meet propose même une fonction de retouche de portrait à base d'IA pour effectuer un lissage de peau ou éclaircir les poches sous les yeux. Adieu les cernes causées par le jet lag !
Gemini de Google, comme d'autres IA, supprime les bruits de fond et les échos et optimise automatiquement la qualité audio des téléphones ou des casques Bluetooth. Fin août, Cisco a annoncé la disponibilité d'un nouveau codec qui nécessiterait 16 fois moins de bande passante qu'un codec standard. Ce Webex AI Codec propose de résoudre les problèmes de qualité audio et vidéo dus à une connexion à faible débit en "refaçonnant en temps réel les pertes de paquets de données et les coupures de flux".
Après la réunion
L'IA libère également de la fastidieuse prise de notes en se chargeant de retranscrire intégralement les échanges - sous forme de verbatims associés à chaque intervenant - et d'en faire une synthèse. Dans le cas de Zoom, le récapitulatif comprend une synthèse rapide, une liste des décisions prises et des tâches à accomplir et un résumé plus complet. Il se présente sous un format éditable permettant à l'organisateur de corriger les éventuelles erreurs, par exemple sur les noms de famille. Le document est ensuite prêt à être posté sur le canal de communication de l'équipe.
Gemini de Google propose une fonction similaire baptisée "Prendre des notes pour moi". De même, "Intelligent Recap" de Microsoft Teams permet de résumer les réunions et d'identifier les points clés et les actions à entreprendre. En cas de doute ou pour avoir plus de contexte, un participant peut aller à la source. Pour se référer rapidement aux moments clés d'une discussion, l'enregistrement vidéo de la réunion est découpé par codes couleur permettant de faire une sélection par intervenant ou sujet abordé.
Zoom propose, de son côté, un chapitrage automatique de l'enregistrement à la manière de YouTube avec un petit résumé de chaque moment fort. Ce qui permet à l'utilisateur d'aller visionner directement le passage qui l'intéresse. Les notes de réunion et les enregistrements peuvent être conservés dans l'espace de chat de l'équipe pour que ses membres puissent les consulter à tout moment. Au fil des mois, une organisation peut ainsi se constituer une base de connaissances qu'elle interrogera en langage naturel.
Enfin, l'IA remonte un certain nombre de données statistiques sur le nombre de réunions, l'intervalles de temps entre chaque session ou le temps de parole des différents intervenants. Des informations qui peuvent permettre à une entreprise de prévenir les dérives de l'hyperconnexion ou à un manager d'améliorer son mode de communication. En revanche, l'IA n'a que peu d'effet sur la réunionite. "Ce phénomène est avant tout lié au mode de management et à la culture d'entreprise", maintient Emmanuel Tamiatto.
Dans une tribune, Luiz Domingos, chief technical officer de Mitel, estime que "la détection des expressions faciales ou des changements de ton pour évaluer le stress lors d'une réunion est encore peu explorée". Cette analyse permettrait, à ses yeux, d'évaluer les réunions sur des critères d'engagement ou de travail d'équipe dans un but d'amélioration continue.